ERP-Auswahl Leitfaden: Von der Vorbereitung bis zur Systementscheidung

Die Auswahl eines ERP-Systems gehört zu den wichtigsten Entscheidungen bei der Weiterentwicklung der betrieblichen IT-Landschaft. Sie beeinflusst die Geschäftsprozesse, die Zusammenarbeit der Fachabteilungen und die zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten eines Unternehmens über viele Jahre.

Dieser Leitfaden zeigt, wie mittelständische Unternehmen eine ERP-Auswahl systematisch vorbereiten und durchführen können. Er erläutert die einzelnen Arbeitsschritte von der Anforderungsaufnahme über den ERP-Systemvergleich bis zur Absicherung der Entscheidung.

Die Empfehlungen beruhen auf der langjährigen Erfahrung von CERPOS aus herstellerunabhängigen ERP-Auswahl- und Einführungsprojekten.

Inhaltsübersicht zum ERP-Auswahlprozess

1. Vorbereitung und Projektorganisation
2. Geschäftsprozesse und Anforderungen analysieren
3. Prozessoptimierung und ERP-Zielarchitektur
4. Das ERP-Lastenheft erstellen
5. ERP-Marktrecherche und Anbietervorauswahl
6. Ausschreibung und Angebotsauswertung
7. ERP-Systempräsentationen durchführen
8. ERP-Systeme und Gesamtkosten vergleichen
9. Systementscheidung absichern
10. Pflichtenheft und ERP-Einführung vorbereiten
Checkliste zur ERP-Auswahl
Typische Fehler bei der ERP-Auswahl

1. Vorbereitung und Projektorganisation

Eine erfolgreiche ERP-Auswahl beginnt mit der internen Vorbereitung. Noch bevor ERP-Anbieter angesprochen werden, sollte geklärt werden, welche Ziele mit dem neuen System erreicht werden sollen und welche Unternehmensbereiche am Auswahlverfahren beteiligt sind.

Die Geschäftsleitung muss das Projekt unterstützen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen. Aus den betroffenen Fachabteilungen werden geeignete Ansprechpartner und Keyuser benannt. Diese sollten nicht nur ihre eigenen Arbeitsabläufe kennen, sondern auch die abteilungsübergreifenden Zusammenhänge verstehen.

Im Rahmen der Vorbereitung sollten insbesondere folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche strategischen und operativen Ziele werden mit dem ERP-Projekt verfolgt?
  • Welche Fachbereiche und Standorte sind betroffen?
  • Wer übernimmt die interne Projektleitung und wer trifft die Entscheidungen?
  • Welche Keyuser stehen für Workshops und Bewertungen zur Verfügung?
  • Welche IT-Systeme, Excel-Anwendungen und individuellen Datenbanken werden heute genutzt?
  • Welche zeitlichen und personellen Ressourcen stehen für die ERP-Auswahl und die spätere Einführung zur Verfügung?

Die Keyuser sollten möglichst über die ERP-Auswahl hinaus in die ERP-Einführung eingebunden bleiben. Das während der Auswahl aufgebaute Prozess- und Systemwissen ist für die anschließende Implementierung von großem Wert.

2. Geschäftsprozesse und Anforderungen analysieren

Die Aufnahme der Anforderungen erfolgt in strukturierten Gesprächen und Workshops mit den Fachabteilungen. Im Mittelpunkt stehen die tatsächlich gelebten Geschäftsprozesse und nicht lediglich die Funktionen des bestehenden ERP-Systems.

Erfahrene ERP-Berater betrachten dabei ganze Prozessketten, beispielsweise vom Kundenauftrag über die Beschaffung und Fertigung bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung.

Wichtig ist auch die Betrachtung von Sonderfällen. Gerade bei produzierenden Unternehmen können spezielle Artikelstrukturen, kundenspezifische Fertigungsprozesse oder komplexe Dispositionsverfahren entscheidend für die Eignung eines ERP-Systems sein.

Die Anforderungen sollten so dokumentiert werden, dass später nachvollziehbar überprüft werden kann, ob und wie ein ERP-Anbieter diese erfüllt.

Praxisempfehlung: Beschreiben Sie nicht nur, welche Funktionen das neue ERP-System besitzen soll. Dokumentieren Sie auch, welches Ergebnis ein Geschäftsprozess liefern muss und welche Informationen dafür benötigt werden.

3. Prozessoptimierung und ERP-Zielarchitektur

Während der Anforderungsaufnahme werden häufig organisatorische Schwachstellen und Optimierungspotenziale sichtbar. Diese sollten vor der Erstellung des endgültigen Lastenhefts mit den Fachabteilungen und der Geschäftsleitung besprochen und bewertet werden.

Eine ERP-Auswahl bietet die Möglichkeit, bestehende Abläufe grundlegend zu hinterfragen. Dabei geht es nicht darum, sämtliche bisherigen Prozesse unverändert in einer neuen Software abzubilden.

Welche Funktionen gehören in das ERP-System?

Eine wesentliche strategische Entscheidung betrifft die zukünftige IT-Systemlandschaft. Soll das ERP-System möglichst viele Aufgaben selbst übernehmen oder werden bestimmte Funktionen durch eigenständige Fachanwendungen bereitgestellt?

Diese Fragestellung betrifft beispielsweise CRM, Dokumentenmanagement, Finanzbuchhaltung, Qualitätsmanagement, Personalzeiterfassung sowie Produktions- und Feinplanungssysteme.

Bei der Bewertung sind nicht nur die verfügbaren Funktionen relevant. Ebenso wichtig sind Schnittstellen, offene APIs, Datenzugänglichkeit, Integrationsaufwand und langfristige Herstellerabhängigkeiten.

Auch zukünftige Möglichkeiten zur Automatisierung und zum Einsatz künstlicher Intelligenz sollten bei der technischen und strategischen Bewertung berücksichtigt werden.

Das Ergebnis ist ein abgestimmtes Zielbild der zukünftigen Systemlandschaft, das die Grundlage für die weitere ERP-Auswahl bildet.

4. Das ERP-Lastenheft erstellen

Das Lastenheft dokumentiert die Anforderungen des Unternehmens an das zukünftige ERP-System. Es ist die zentrale Grundlage für die Ausschreibung, die Anbieterbewertung und die späteren Systempräsentationen.

Ein gutes ERP-Lastenheft besteht nicht einfach aus einer möglichst langen Funktionsliste. Entscheidend sind eine nachvollziehbare Struktur, die Beschreibung der relevanten Geschäftsprozesse und die eindeutige Formulierung kritischer Anforderungen.

Die Anforderungen sollten nach ihrer Bedeutung priorisiert werden. Dabei ist zwischen zwingend erforderlichen Funktionen, wichtigen Anforderungen und optionalen Erweiterungen zu unterscheiden.

Was sollte ein ERP-Lastenheft enthalten?

  • Informationen zum Unternehmen und seinen Geschäftsbereichen.
  • Strategische Ziele und Rahmenbedingungen des ERP-Projekts.
  • Beschreibung und Optimierung der relevanten Geschäftsprozesse.
  • Funktionale Anforderungen mit nachvollziehbarer Priorisierung.
  • Technische Anforderungen an Architektur, Integration, Daten und Sicherheit.
  • Anforderungen an Standorte, Sprachen und gegebenenfalls Mandantenstrukturen.
  • Erwartungen an Einführungsstrategie, Dienstleistungen und Betreuung.

ERP-Anbieter sollten zu den Anforderungen konkret Stellung nehmen. Insbesondere muss erkennbar sein, ob eine Funktion im Standard enthalten ist, eine Konfiguration benötigt, durch eine Anpassung realisiert oder durch ein angebundenes Fremdsystem bereitgestellt wird.

Ausführliche Hinweise finden Sie auch in unserem E-Book-Kapitel Das Lastenheft.

5. ERP-Marktrecherche und Anbietervorauswahl

Auf Grundlage des Lastenhefts werden ERP-Systeme und Anbieter ermittelt, die grundsätzlich zu den Anforderungen des Unternehmens passen.

Eine sorgfältige Marktrecherche ist notwendig, da sich ERP-Systeme hinsichtlich ihrer Brancheneignung, Prozessunterstützung, technologischen Architektur und Integrationsmöglichkeiten erheblich unterscheiden.

Die Marktrecherche kann durch Branchenkenntnisse, Referenzen und spezialisierte ERP-Auswahlplattformen unterstützt werden.

Zunächst entsteht eine Longlist potenzieller ERP-Anbieter. Anhand geeigneter Ausschluss- und Bewertungskriterien wird diese auf die Anbieter reduziert, die für eine vertiefte Untersuchung infrage kommen.

Es ist weder erforderlich noch wirtschaftlich sinnvoll, das vollständige Lastenheft wahllos an möglichst viele ERP-Hersteller zu versenden. Die Anzahl der einzubeziehenden Anbieter richtet sich nach den Anforderungen und der jeweiligen Marktsituation.

Weitere Details erläutern wir in unserem Beitrag Marktrecherche bei der ERP-Auswahl.

6. Ausschreibung und Angebotsauswertung

Die geeigneten ERP-Anbieter erhalten einheitliche Ausschreibungsunterlagen. Dazu gehören das Lastenheft, Informationen zum Unternehmen, technische Rahmenbedingungen und Vorgaben für die Angebote.

Ein strukturiertes Ausschreibungsverfahren erleichtert die spätere Vergleichbarkeit. Die Anbieter sollten ihre Aussagen zu Funktionen, Anpassungsbedarf, Integrationen, Projektleistungen und Kosten möglichst eindeutig dokumentieren.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Anforderungen, die ein Anbieter nur teilweise oder nicht im Standard erfüllt. Hier sollten die geplante Lösung, zusätzliche Aufwendungen und mögliche Projektrisiken erkennbar sein.

Die Angebote werden anhand vorher festgelegter Kriterien ausgewertet. Im Ergebnis entsteht eine Shortlist der ERP-Systeme, die in der nächsten Phase praktisch untersucht werden.

7. ERP-Systempräsentationen durchführen

ERP-Systempräsentationen gehören zu den wichtigsten Schritten der Auswahl. Allerdings können Präsentationen nur dann zuverlässig verglichen werden, wenn alle Anbieter vergleichbare Aufgabenstellungen bearbeiten.

Dafür wird ein Präsentationsleitfaden erstellt, der die wesentlichen Geschäftsprozesse, Aufgabenstellungen und zeitlichen Rahmenbedingungen vorgibt.

Die Präsentationen sollten sich an realistischen Geschäftsvorfällen orientieren. Geeignete Beispiele sind vollständige Auftragsdurchläufe, besondere Beschaffungsprozesse oder typische Abläufe aus der Produktion.

Worauf sollten Sie bei einer ERP-Präsentation achten?

  • Alle Anbieter erhalten möglichst vergleichbare Präsentationsszenarien.
  • Die wichtigsten Geschäftsprozesse werden zusammenhängend demonstriert.
  • Geschäftskritische Sonderfälle werden ausdrücklich berücksichtigt.
  • Die Anbieter legen offen, welche Funktionen im Standard enthalten sind.
  • Notwendige Anpassungen und zusätzliche Systeme werden dokumentiert.
  • Die Keyuser bewerten die gezeigten Prozesse anhand definierter Kriterien.
  • Offene Fragen werden festgehalten und anschließend verbindlich geklärt.

Eine ansprechende Benutzeroberfläche oder eine überzeugende Präsentation allein sind keine ausreichende Entscheidungsgrundlage. Ausschlaggebend ist, ob das ERP-System die benötigten Geschäftsprozesse zuverlässig und wirtschaftlich unterstützen kann.

Praxisbeispiele finden Sie in unserem ausführlichen Beitrag Systempräsentationen bei der ERP-Auswahl.

8. ERP-Systeme und Gesamtkosten vergleichen

Die Ergebnisse der Ausschreibung und der Systempräsentationen werden in einer strukturierten Bewertung zusammengeführt.

Eine Nutzwertanalyse kann helfen, unterschiedliche Bewertungskriterien transparent zu gewichten. Dabei werden funktionale, technische, organisatorische und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt.

Die Gesamtbewertung sollte sich nicht ausschließlich aus einer errechneten Punktzahl ergeben. Besonders kritische Anforderungen müssen auch dann erfüllt werden, wenn ein ERP-System in anderen Bereichen sehr gute Bewertungen erhält.

Total Cost of Ownership berücksichtigen

Neben den Anschaffungskosten sollten die gesamten Kosten über einen definierten Betrachtungszeitraum verglichen werden. Zur Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung gehören beispielsweise:

  • Softwarelizenzen und Nutzungsgebühren.
  • Implementierung, Beratung und Projektmanagement.
  • Datenmigration, Schnittstellen und individuelle Anpassungen.
  • Schulungen und interne Projektaufwendungen.
  • Hosting, Betrieb, Wartung und Support.
  • Zukünftige Erweiterungen und laufende Anpassungen.

Die wirtschaftliche Bewertung muss außerdem berücksichtigen, welche organisatorischen Verbesserungen und betrieblichen Vorteile durch das neue ERP-System erwartet werden.

9. ERP-Systementscheidung absichern

Nach der Auswertung sollten die beteiligten Fachbereiche und die Geschäftsleitung über eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage verfügen.

Vor der endgültigen Beauftragung ist zu prüfen, ob kritische Anforderungen noch ungeklärt sind. Offene Punkte können beispielsweise in vertiefenden Workshops mit dem favorisierten ERP-Anbieter untersucht werden.

Auch Referenzkundenbesuche können sinnvoll sein. Besonders aussagekräftig sind Referenzen von Unternehmen mit vergleichbaren Geschäftsprozessen und Anforderungen.

Neben dem ERP-System selbst müssen der vorgesehene Implementierungspartner, die Projektorganisation, die angebotenen Dienstleistungen und die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen bewertet werden.

Die Entscheidung sollte erst getroffen werden, wenn die wesentlichen fachlichen, technischen und vertraglichen Risiken ausreichend geklärt sind.

10. Pflichtenheft und ERP-Einführung vorbereiten

Mit der Auswahl des ERP-Systems beginnt die Vorbereitung der Implementierung. Damit beide Vertragsparteien ein gemeinsames Verständnis der vereinbarten Leistungen besitzen, müssen die Anforderungen und ihre geplante Umsetzung ausreichend konkret beschrieben werden.

Das Lastenheft beschreibt grundsätzlich die Anforderungen des Auftraggebers. Im Pflichtenheft wird beschrieben, wie der Auftragnehmer diese Anforderungen umsetzen soll.

In der Praxis können die Inhalte ineinandergreifen. Entscheidend ist, dass die vereinbarten Leistungen, Verantwortlichkeiten und Abnahmekriterien eindeutig dokumentiert sind.

Ein abgestimmtes Pflichtenheft oder eine entsprechend detaillierte Leistungsbeschreibung kann zum Vertragsbestandteil gemacht werden. Die vertragliche Ausgestaltung sollte fachlich und bei Bedarf rechtlich geprüft werden.

Für die ERP-Einführung sind darüber hinaus die Projektorganisation, der Ressourcenbedarf, die Migrationsstrategie, die Einführungsschritte und der Umgang mit Änderungen festzulegen.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zur ERP-Einführung.

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen für die ERP-Auswahl vorbereitet?

Mit den folgenden Fragen können Sie überprüfen, ob wesentliche Voraussetzungen für eine strukturierte ERP-Auswahl geschaffen sind:

  • Sind die Ziele und der Handlungsbedarf eindeutig beschrieben?
  • Ist die Geschäftsleitung aktiv eingebunden?
  • Sind die Fachabteilungen und Keyuser benannt?
  • Stehen ausreichende zeitliche Ressourcen zur Verfügung?
  • Sind die wesentlichen Geschäftsprozesse dokumentiert?
  • Wurden Optimierungspotenziale bewertet?
  • Ist das Zielbild der zukünftigen IT-Systemlandschaft abgestimmt?
  • Sind die Anforderungen im Lastenheft priorisiert?
  • Existieren objektive Kriterien zur Anbieterbewertung?
  • Sind vergleichbare Szenarien für ERP-Systempräsentationen vorbereitet?
  • Werden Gesamtkosten und Einführungsrisiken berücksichtigt?
  • Ist das Vorgehen zur Absicherung der finalen Entscheidung festgelegt?

Typische Fehler bei der ERP-Auswahl vermeiden

Aus der Projektpraxis lassen sich einige Risiken erkennen, die in ERP-Auswahlverfahren immer wieder auftreten.

Auswahl allein anhand einer Funktionsliste

Ein umfangreicher Funktionskatalog sagt wenig darüber aus, wie gut ein ERP-System die tatsächlichen Geschäftsprozesse unterstützt. Deshalb müssen wichtige Abläufe im Zusammenhang bewertet werden.

Unzureichende Beteiligung der Fachabteilungen

Werden Anforderungen überwiegend aus Sicht der IT oder einzelner Führungskräfte definiert, können geschäftskritische Abläufe übersehen werden. Die Einbindung geeigneter Keyuser ist deshalb unverzichtbar.

Nicht vergleichbare Anbieterpräsentationen

Wenn jeder ERP-Anbieter selbst entscheidet, welche Funktionen er demonstriert, entsteht keine belastbare Vergleichsgrundlage. Einheitliche Präsentationsszenarien reduzieren dieses Risiko.

Unterschätzte Gesamtkosten und Projektaufwendungen

Geringe Lizenzkosten bedeuten nicht automatisch eine wirtschaftliche ERP-Lösung. Anpassungsaufwand, Integrationen, Datenmigration und laufender Betrieb können die Gesamtkosten erheblich beeinflussen.

Zu frühe Entscheidung für einen ERP-Anbieter

Eine Auswahl sollte nicht unter Zeitdruck abgeschlossen werden, solange wesentliche Anforderungen, Lösungswege oder vertragliche Leistungen ungeklärt sind.

Weiterführende Informationen zur ERP-Auswahl

In unserer Publikation ERP-Systeme erfolgreich einsetzen erläutern wir einzelne Phasen der ERP-Auswahl und ERP-Einführung anhand von Praxisbeispielen ausführlicher.

Wenn Sie eine herstellerunabhängige Begleitung Ihrer Systementscheidung suchen, informieren Sie sich auf unserer Leistungsseite ERP-Auswahl – unabhängige Beratung durch CERPOS.

pfeil

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