Leitfaden: ERP–Systemauswahl als neutrale Beratungsleistung

Anforderungen und Voraussetzungen

Vor Beginn der ERP-Auswahl sollte sich das Unternehmen entsprechend vorbereiten, sodass interne und externe Ressourcen optimal genutzt werden. Das Unternehmen sollte sich damit beschäftigen, welche Abteilungen im Rahmen der ERP-Auswahl eine Rolle spielen und welche Ansprechpartner in den Abteilungen geeignet sind, um mit den externen Beratern über die Anforderungen und Geschäftsprozesse zu sprechen. Die Ansprechpartner sollten im Vorfeld notieren, welche Systeme sie zur Bewältigung ihrer täglichen Arbeit einsetzen, dies betrifft auch Tabellenkalkulationen und ggf. selbst geschaffene Datenbankapplikationen. Des Weiteren sollte das Unternehmen sich damit auseinandersetzen, welche Ansprechpartner im Rahmen der ERP-Auswahl als Keyuser eingesetzt werden. Die Keyuser sollten das gesamte Projekt, von der ERP-Auswahl bis zur Inbetriebnahme des ERP-Systems, begleiten.

Aufnahme der Anforderungen an das neue ERP-System

Die Aufnahme der Anforderungen findet in Gesprächen mit den Fachabteilungen statt. Bei den Gesprächen orientieren sich unsere Berater an den Prozessen, die in den Abteilungen gelebt werden. Die Aufnahme der Anforderungen an das neue ERP-System ist ein essentieller Schritt für die ERP-Auswahl, da alle nachfolgenden Entscheidungen auf Basis der durch diese Gespräche erlangten Informationen erfolgen. Aus diesem Grund setzen wir ausschließlich langjährig erfahrene Berater ein, die im Rahmen der Gespräche zur ERP-Auswahl gleichzeitig Optimierungspotentiale mit den Fachabteilungen besprechen.

Prozessoptimierung im Rahmen der ERP-Auswahl

Die im Rahmen der Gespräche mit den Fachabteilungen identifizierten Optimierungspotentiale der Prozesse, werden durch unsere Berater strukturiert und anschließend mit der Geschäftsleitung besprochen und bewertet. Das Ergebnis dieses Abschnitts in der ERP-Auswahl, legt den Grundstein für die zukünftige systemische Ausrichtung des Unternehmens. Dies betrifft die Integrität des neuen ERP-Systems und die personelle Struktur der IT-Mannschaft. Unter „Integrität des neuen ERP-Systems“ ist zu verstehen, welcher funktionale Umfang im ERP-System enthalten sein soll. Sollen beispielsweise CRM, Personalzeiterfassung, Qualitätsmanagement und Finanzbuchhaltung integraler Bestandteil des ERP-Systems sein oder können diese Funktionsbereiche auch eigenständige Systeme mit einer Anbindung an das ERP-System sein. Bei diesen Fragestellungen schauen wir mit der Geschäftsleitung durchaus 10 Jahre in die Zukunft, da die neuen Systeme den Entwicklungsprozess des Unternehmens flexibel und wirtschaftlich unterstützen müssen.

Erstellung Lastenheft

Nachdem die Anforderungen und die maximal erforderliche Integrität des neuen ERP-Systems feststehen, werden diese in einem Lastenheft strukturiert beschrieben. Im Lastenheft zur ERP-Auswahl muss das finale Nutzungsszenario beschrieben werden. Das bedeutet, dass die CRM-Anforderungen im Lastenheft beschrieben sind, auch wenn in der ersten Zeit nach der ERP-Einführung ggf. ein bereits vorhandenes eigenständiges CRM-System weiterhin übergangsweise genutzt wird. Dies ist erforderlich, da bei einer ERP-Einführung selten alle alten Insel-Systeme zu einem Stichtag umgestellt werden. Die Einführungsstrategie muss so gewählt werden, dass das Unternehmen die Einführung des neuen ERP-Systems auch verkraftet. Bei der Entwicklung einer Einführungsstrategie unterstützen wir Sie durch unsere erfahrenen Berater.

Ausschreibung der ERP-Auswahl

Nachdem das Lastenheft erstellt ist, werden über eine Marktrecherche maximal 20 ERP-Anbieter ausgewählt, denen das Lastenheft zugestellt wird. Wir nutzen dazu eine Auswahlplattform die für ERP-Auswahlverfahren entwickelt wurde. Alle Prozesse der ERP-Auswahl werden über die Auswahlplattform elektronisch durchgeführt, das beginnt bereits bei der Erstellung des Lastenhefts.

Auswertung der Angebote

Nachdem die Angebote der ERP-Anbieter ausgewertet wurden, werden 3-4 ERP-Anbieter ausgewählt, mit denen jeweils eine eintägige Systempräsentation durchgeführt wird.

Systempräsentationen

Damit die ERP-Präsentationen vergleichbar sind, wird ein Präsentationsleitfaden erstellt, der genau regelt, was im Rahmen der Präsentation vorgeführt werden soll. In der Regel werden dazu die Kernprozesse des Unternehmens verwendet.

Auswertung der Systempräsentationen/Systementscheidung

Nach den Systempräsentationen wird durch unsere Berater eine Auswertung vorgenommen und diese mit allen an der ERP-Auswahl beteiligten Personen besprochen. Diese Besprechung sollte als Ziel haben, einen eindeutigen Sieger der ERP-Auswahl zu bestimmen. Um die Entscheidung abzusichern, sollte nachfolgend ein zweitägiger Workshop mit dem ERP-Anbieter durchgeführt werden. Bei Bedarf können vor der finalen Entscheidung zu einem ERP-Anbieter zusätzlich bei dem/den finalen Kandidaten Referenzkundenbesuche durchgeführt werden.

Überführung Lastenheft zu einem Pflichtenheft

Damit alle Parteien genau wissen, auf was sie sich einlassen, muss aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft abgeleitet werden. Auch das Pflichtenheft wird elektronisch über die Auswahlplattform abgebildet. Im Pflichtenheft werden alle Anforderungen, Module, Lizenzen und Beratungstage einzelnen Phasen der ERP-Einführung zugeordnet. Das Pflichtenheft wird zum Vertragsbestandteil erklärt. Das Pflichtenheft muss so detailliert gestaltet sein, dass kein Interpretationsspielraum bezüglich der Anforderungen und deren Umsetzung besteht. Somit wird über den gesamten Einführungszeitraum des ERP-Systems Sicherheit für beide Seiten geschaffen. Über das Pflichtenheft werden auch elektronisch Projektfortschritte und ggf. Änderungen dokumentiert und ausgewertet.

Weitere Details zu unserer Vorgehensweise bei einer ERP-Auswahl finden Sie in unserem ERP E-Book.

Referenzen und Projekte

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