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Leitfaden: ERP–Einführung
Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert die Bereitschaft zu Veränderungen!
Es ist davon auszugehen, dass ein ERP-Projektleiter zu 80-100% vom Tagesgeschäft freigestellt werden muss. Bei einem Keyuser werden es 50-80% sein, je nach Projektphase und Einsatz externer Berater. Externe Berater können bei der Aufnahme und der Optimierung der Geschäftsprozesse einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg eines ERP-Projekts leisten. Absolut erforderlich ist, dass die externen Berater über ausreichende Erfahrungen und Referenzen auf dem Gebiet der Geschäftsprozessoptimierung im ERP-Umfeld verfügen. Einem externen Berater wird bei einem Gespräch mit einem Sachbearbeiter im Rahmen der Prozessaufnahme meist mehr erzählt als einem internen Kollegen. Dies gilt umso mehr, je besser der Berater sein Geschäft versteht. Außerdem hat der Berater einen neutralen Blick auf die Prozesse, da er nicht durch die „Betriebsbrille“ schaut. Der Berater agiert auch als „Übersetzer“ in die ERP-Welt. Er sollte über ausreichende Kenntnis der Möglichkeiten heutiger ERP-Systeme verfügen, um aus den Geschäftsprozessen die funktionalen Anforderungen an ein ERP-System abzuleiten.
ERP-Einführung – „Big Bang“ oder lieber schrittweise?
Soll die Umstellung möglichst an einem Tag in allen Bereichen erfolgen, so spricht man von einem „Big Bang“. Das Gegenteil ist eine parallele Einführung, in der einzelne Geschäftsbereiche wie Vertrieb, Produktion, Einkauf, Materialwirtschaft schrittweise durch das neue ERP-System abgebildet werden. Bei richtiger Planung ist ein „Big Bang“ die bessere Methode, um ein ERP-System einzuführen. Allerdings muss man beachten, dass diese Vorgehensweise mehr Aufwand bedeutet, der sich jedoch rechnet. Man muss mehr Mitarbeiter in einem kurzen Zeitraum auf den Punkt ausbilden und man muss sich überlegen, welche Auswirkungen auf die Produktivität möglicherweise entstehen. Auch die Art der Datenkonvertierung erfordert mehr Sorgfalt.
Projektplan erstellen
Der Projektplan sollte die für das Projekt benötigte Transparenz schaffen. Es muss ersichtlich sein, wann man startet und wann der Onlinetermin vorgesehen ist. Die einzelnen Projektschritte müssen miteinander verknüpft werden, wenn Abhängigkeiten bestehen. Es ist ratsam, Ferien und Urlaub der wichtigsten am Projekt beteiligten Personen aufzunehmen. Dies könnten die Mindestanforderungen an einen Projektplan darstellen.
Keyuser bestimmen und freistellen
Eben wurden die wichtigsten am Projekt beteiligten Personen erwähnt. Diese sind mindestens ein Mitglied der Geschäftsleitung, der Projektleiter, die Keyuser, wichtige Auskunftsquellen und externe Berater. Wichtige Auskunftsquellen sind Mitarbeiter, die über ein sehr detailliertes Wissen zu Kernprozessen verfügen. Die wichtigsten Personen allerdings sind die Keyuser. Sie haben die Aufgabe, die Interessen jeder Fachabteilung zu vertreten. Normalerweise genügt ein Keyuser pro Abteilung, manchmal kann ein Keyuser auch mehrere Abteilungen vertreten. Es gibt auch Fälle, in denen mehrere Keyuser eine Fachabteilung vertreten.
Die Keyuser werden von den Beratern des ERP-Herstellers ausgebildet und sie bestimmen mit den Beratern, wie man die Geschäftsprozesse im ERP-System abbildet. Die Keyuser schulen anschließend die Endanwender. Die Keyuser spielen eine wichtige Rolle, um den „Spirit“ des Projekts in die Belegschaft zu tragen. Ein ERP-Projekt sollte nicht mit negativen Gedanken wie Überstunden, Wochenendarbeit, Mehrbelastung, Stress usw. verbunden werden. Die Mitarbeiter sollten die Chancen erkennen, die sie haben. Folgender Sachverhalt könnte bei Gesprächen mit Keyusern oder Mitarbeitern erklärend im Vordergrund stehen:
Das Unternehmen investiert eine ordentliche Summe in ein neues ERP-System und betreibt einen großen Aufwand, um Prozesse zu optimieren und dies nicht mit dem Ziel, Personal abzubauen. Dieser Aufwand dient dazu, das Unternehmen erfolgreich zu betreiben und Arbeitsplätze zu sichern. Dies ist also die Gelegenheit, alles auf den Tisch zu bringen, was Sie im täglichen Ablauf stört.
So trägt man einen positiven „Spirit“ in Keyuser und Mitarbeiter. Spätestens überzeugt ist der Gesprächspartner,wenn er sich in der schriftlichen Aufzeichnung des Gesprächsinhalts auf funktionaler Ebene wiederfindet.
Keyuser müssen die Aufgaben, die sie für das ERP-Projekt bearbeiten, mit der entsprechenden Sorgfalt bearbeiten. Dazu benötigen sie Zeit. Sie sind also entsprechend vom Tagesgeschäft freizustellen. Nur durch eine ausreichende Freistellung und einen Ausblick für die Zeit nach der ERP-Einführung ist ein Keyuser für das Projekt zu motivieren und kann als Multiplikator funktionieren. Bei der Wahl der Keyuser ist zu beachten, dass der „Ranghöchste“ nicht immer der beste Keyuser ist.
Der Abteilungsleiter ist nicht automatisch der beste Keyuser
Bei einem Keyuser kommt es darauf an, dass er die Prozesse seiner Abteilung kennt und die Mitarbeiter kennt, die das „Geheimwissen“ besitzen. Er muss auch einen guten Zugang zu den Kollegen haben. Dies wären die Idealvoraussetzungen für einen Keyuser, die nicht immer zu erfüllen sind.
Eine wichtige Komponente – ein geeigneter Schulungsraum.
Oftmals wird bei Überlegungen für einen geeigneten Schulungsort direkt an den Besprechungsraum gedacht. Es ist natürlich eine ideale Voraussetzung, wenn ein Raum für das gesamte Projekt zur Verfügung steht. Man kann Unterlagen an einer Stelle ablegen eine Flipchart oder ein Whiteboard verwenden. Oft macht man sich allerdings keine Gedanken darüber, dass irgendwann Keyuser Endanwender schulen müssen. Außerdem benötigen Keyuser den Schulungsraum, um mit Mitarbeitern Szenarien im ERP-System zu besprechen. Ein „echter“ Schulungsraum ist also unbedingt notwendig. Außer wenn alle Mitarbeiter über Notebooks verfügen, dann genügt auch ein permanent zur Verfügung stehender Besprechungsraum.
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