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Was ist der Unterschied zwischen Stammdaten und Auftragsdaten?

Diese Frage aus dem ERP-Grundwissen stellt zwei elementare Datenarten in den Focus: Generell wird in ERP-Systemen nämlich zwischen Grund- und Auftragsdaten unterschieden. In einigen ERP-Systemen findet man auch sogenannte Archivdaten – dabei handelt es sich um abgeschlossene Fertigungsaufträge, Kundenaufträge, Projekte und ggf. Bestellungen, die in ein Archiv verschoben wurden, um das Datenaufkommen gering zu halten und Auftragsdaten zu verschlanken.

Die Benennungen für diese beiden Datenarten können in ERP-Systemen oft variieren. So nennt man Stammdaten z.B. auch Basisdaten oder Grunddaten, Auftragsdaten werden auch als Bewegungsdaten oder Belege bezeichnet. Es können auch noch weitere Ausprägungen existieren.

In der folgenden Auflistung sind einige Beispiele aufgeführt, die jeweils als typische Vertreter dieser beiden Datenarten gelten.

In Stammdaten werden z.B. erfasst:

Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Lagerorte, Kostenstellen, Konten, Kostenarten, Bewertungspreise, Dokumente, Texte …

In Auftragsdaten werden z.B. erfasst:

Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen, Lagerbestände, Fertigungsaufträge, Projekte, Serviceaufträge, Kalkulationen …

Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied:
Ein Hersteller von Anlagen hat einen hohen Anteil an Einmalteilen (Unikate). Er hat daher kein Interesse daran, jedes Teil als Artikel in seinem ERP-System anzulegen, denn dies würde für ihn einen unnötig hohen Aufwand in Form von Datenpflege bedeuten. Er wird auch keine Stücklisten für Unikat-Baugruppen im Bereich der Stammdaten anlegen, sondern höchstens Artikel und Stücklisten für lagerhaltige Baugruppen.

Die „Einmalartikel“ und Stücklisten, die nicht in den Stammdaten angelegt werden, werden in den Auftragsdaten angelegt. Dies bedeutet, dass die komplette Struktur der Anlage nur im Bereich der Auftragsdaten vorhanden ist – ein Umstand, der massive Auswirkungen auf die Anforderungen an ein ERP-System hat.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, die Trennung und Einordnung der Daten in diese beiden Bereiche zu verstehen und zu verinnerlichen. Denn das erleichtert ein besseres Verständnis für die Zusammenhänge und Prozesse in einem ERP-System.