Dienstleistungsartikel, Handlagerteil, KANBAN-Artikel, fixierter Artikel, Baugruppe

Dienstleistungsartikel

Es gibt Leistungen, die keine logistischen Prozesse erfordern, aber den Kunden gegenüber abgerechnet werden müssen. Somit wird ein Artikelstamm benötigt, der diesen speziellen Anforderungen gerecht wird. Als Beispiele seien die Abrechnung von Monteurstunden, Übernachtungs- und Reisekosten, Wartungsarbeiten, Reparaturkosten, Servicegebühren usw. genannt. Der Artikelstamm eines Dienstleistungsartikels kann mit einer Preisliste verknüpft sein, Kontierungen enthalten und Beschreibungstexte besitzen.

Handlagerteil, KANBAN-Artikel

In jedem produzierenden Unternehmen gibt es Teile, die keinen hohen Wert aufweisen wie z.B. Schrauben, Dichtungen, Hydraulik- oder Pneumatik-Komponenten usw.

Diese Teile sind in Stücklisten vorhanden, werden lagerhaltig geführt, eingekauft, entnommen und bewertet. Da man sich mit diesen Teilen nicht intensiv beschäftigen möchte, sie aber bewertungstechnisch und von der Verfügbarkeit her sauber in einem ERP-System abbilden möchte, muss dieser Artikeltyp spezielle Eigenschaften aufweisen:

Spezielle Eigenschaften von Handlagerteilen

Handlagerteile werden meist über das Bestellpunktverfahren disponiert, um einen ausreichenden Lagerbestand abzusichern. Die Ausgabe vom Lager in die Produktion oder in den Montagebereich erfolgt in großen Verpackungseinheiten wie Kisten, Tüten und Gebinden. Bei der Ausgabe der Teile wird der Lagerbestand wert- und bestandsmäßig reduziert. Wird ein Mindestbestand im Lager unterschritten, erfolgt die Generierung eines Bestellvorschlags für den Einkauf. Der Lagerbestand in der Produktion oder im Montagebereich wird im ERP-System nicht mehr geführt, er ist bereits in den Aufwand gebucht worden.

Spezielle Eigenschaften von KANBAN-Artikeln

KANBAN-Artikel werden im Gegensatz zu Handlagerteilen nicht im Lager geführt. Die Bestände werden automatisch nach dem KANBAN-Verfahren von den Lieferanten aufgefüllt. Der Lieferant ist dafür verantwortlich, dass leere KANBAN-Kisten in einem abgestimmten Zeitraum aufgefüllt werden. Das ERP-System beachtet KANBAN-Artikel dispositiv nicht. Die Bewertungspreise wie z.B. der gleitende Durchschnittspreis werden gebildet, wenn der Lieferant die Rechnung für seine Lieferungen schickt und im ERP-System die Eingangsrechnungsprüfung durchgeführt wurde.

Eigenschaften von Handlagerteilen und KANBAN-Artikeln

Wenn die Position eines Fertigungsauftrags vom Typ Handlagerteil oder KANBAN-Artikel ist, so müssen diese Positionen auch bebucht, also „entnommen“ werden. Dabei wird keine dispositive Buchung durchgeführt es wird eine „Kostenbuchung“ durchgeführt, damit der Wert des Handlagerteils oder des KANBAN-Artikels auf den Fertigungsauftrag gebucht wird. Die Position ist anschließend auf den Status „erledigt“ zu setzen.

Handlagerteile und KANBAN-Artikel sind in Vor-, mitlaufenden- und Nachkalkulationen entsprechend zu berücksichtigen.

Beide Artikelarten müssen von einem Fertigungsauftrag auch wieder „zurückgebucht“ werden können, um den Auftrag von den Kosten zu entlasten, für den Fall, dass die Artikel nicht benötigt wurden.

Beide Artikeltypen haben maßgebliche Eigenschaften in den Bereichen Disposition und Funktionalität.

Fixierter Artikel

Ein fixierter Artikel ist der klassische Artikelstamm. Er ist eindeutig beschrieben und entweder vom Typ Fremdbezug oder Eigenfertigung. In beiden Fällen existieren verschiedene Preise, Beschreibungstexte, Steuerdaten wie z.B. Wiederbeschaffungs- und Durchlaufzeiten und bei Eigenfertigungsteilen eine Baugruppenstückliste sowie ein Arbeitsplan.

Baugruppe

Eine Baugruppe ist ein Artikel, der aus weiteren Baugruppen und oder verschiedenen Artikeln besteht. Der Begriff „Baugruppe“ sagt nichts darüber aus, wie komplex eine Baugruppe ist. Eine Baugruppe ist z.B. das Fahrgestell eines Autos oder die Radaufhängung. Eine Baugruppe kann aber auch der Schalter für das Warnblinklicht sein, der aus einem Gehäuse und einem LED besteht. Eines haben alle Baugruppen gemeinsam: Sie haben alle eine Baugruppenstückliste.

Folgende Abbildung zeigt fünf Baugruppen, jede Farbe steht für eine Baugruppe. Insgesamt ergibt sich aus der Zusammensetzung der Baugruppenstücklisten die Strukturstückliste.

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Eine Baugruppe hat maßgebliche strukturelle Auswirkungen, die in der Übersichtstabelle Abb. 1 entsprechend gekennzeichnet sind.

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Konfigurierbarer Artikel

Im Abschnitt „Variantenartikel“ ist beschrieben, wie die Varianten über Variantenkenner in den Stücklistenpositionen abgebildet werden. Über dieses Verfahren ist es möglich, Positionen ein- oder auszuschließen. Wenn jedoch ein Regelwerk wie z.B. „wenn X, dann Y“ eingesetzt wird oder Berechnungen durchgeführt werden müssen, um die Struktur eines Artikels abbilden zu können, muss man einen „Produktkonfigurator“ einsetzen.

Wahrscheinlich kennt fast jeder von uns Produktkonfiguratoren aus dem täglichen Leben. Kaufinteressenten können beispielsweise bei einigen Autoherstellern ein Auto über das Internet konfigurieren. Sie können die Konfiguration speichern und ändern oder diese teils auch an einen Händler übermitteln.

Falls Sie sich nicht für Autos interessieren, dann eventuell für schwedische Möbel. Diese können Sie über das Internet – mit einem Produktkonfigurator – nach Ihren Wünschen konfigurieren.

Ein Produktkonfigurator kann also mit Regeln umgehen, Berechnungen anstellen und mit Fremdsystemen Daten austauschen.

Einige Beispiele:

Wenn die Tischplatte eine bestimmte Größe überschreitet, wird die Anzahl und Position der Tischbeine neu berechnet.
Wenn Sie die Rückwand der Kommode nicht haben wollen, kann keine Granitplatte ausgewählt werden.
Wenn Sie unbehandeltes Holz auswählen, wird Ihnen ein Pflegemittel angeboten.
Wenn Sie die Lederausstattung bei Ihrem Wunschauto wählen, müssen Sie auch die Sitzheizung auswählen.
Sie bekommen eine aktuelle Grafik Ihres Wunschautos als 3D-Modell angezeigt, welches nach Ihrer Konfiguration berechnet wurde.
Der Konfigurator kann per E-Mail die 3D-Daten eines automatisch konfigurierten Sitzkissens zu einem Lieferanten schicken, damit er diese in seiner Maschine weiterverwenden kann.

Der Produktkonfigurator kann auf eine „Rumpf“-Stückliste zugreifen, die an einem Artikel hinterlegt ist und diese über das Regelwerk um die fehlenden Strukturen ergänzen. Es gibt auch das Szenario, dass der Produktkonfigurator die Struktur des Artikels nur auf Basis des Regelwerks erstellt, ohne Verwendung einer Stückliste. In beiden Fällen kann der Produktkonfigurator auf definierte Strukturen wie z.B. Lagerbaugruppen zugreifen und deren Stücklisten in die zu generierende Struktur übernehmen.

Nach Abschluss des Konfigurationsprozesses ist die Struktur des Artikels eindeutig definiert. Neben Stücklisten kann man mit einem Produktkonfigurator auch Arbeitspläne generieren und deren Vorgabezeiten berechnen. Die Struktur des Artikels kann in den Grunddaten und in den Auftragsdaten abgebildet werden.

Der konfigurierbare Artikel besitzt eine hohe Varianz an Funktionalität, je nachdem, welche Möglichkeiten durch den Produktkonfigurator zur Verfügung stehen.

Beispielhaft sind nun folgende Szenarien möglich:

Anlagenbau (Exot, Auftragsstruktur)

Stellen Sie sich eine Firma vor, die Behälter herstellt. Jeder Behälter ist ein Unikat, da Form, Größe, Ein-, Ausläufe, Anbauteile und Gestell nach Kundenanforderungen individuell angefertigt werden. Teilweise greift man auf Standard-Teile zu, die nicht lagerhaltig geführt werden. Diese Teile werden auftragsbezogen gefertigt und sind über Stücklisten und Arbeitspläne eindeutig definiert. Standard-Teile Teile können z.B. Gestellkomponenten, Hebeeinrichtungen oder Stutzen sein.

Es ist nicht gewünscht, für jeden Behälter einen Artikelstamm anzulegen, da die Anzahl der unterschiedlichen Behälter und somit auch der Artikelstammsätze nicht endlich ist. Jeder Artikelstammsatz verursacht Kosten, da er angelegt und gepflegt werden muss.

Einige Beispiele:

Bei der Anlage eines Behälters als Artikelstamm müsste man eventuell Daten pflegen, die keinen Sinn machen, die aber das ERP-System benötigt, um einen Artikelstammsatz anlegen zu können.
Man muss dafür sorgen, dass diese Artikel nicht lagerhaltig geführt werden können. Ansonsten birgt jeder Behälter ein potentielles Risiko, er könnte z.B. fälschlicherweise bebucht werden, beispielsweise durch eine fehlerhafte Inventurerfassung.
Behälter dürfen nicht in Inventurerfassungslisten oder Lagerbestandsauswertungen erscheinen.
Durch eine fehlerhafte Artikelanlage könnten falsche Preise entstehen z.B. durch kopieren von Artikeln.
Dies führt zu falschen Auswertungen, wenn sich die Auswertungen auf den Artikelpreis beziehen.
Im Lauf der Zeit sammeln sich Daten an, die nicht benötigt werden. Es ist nicht förderlich, wenn ein System und dessen Anwender mit nicht notwendigen Daten belastet werden.

Man wird den Behälter in einem ERP-System als Exot abbilden. Dies beginnt bereits bei der Anlage des Kundenauftrags im ERP-System. Wenn man die Auftragsposition für den Behälter erfasst, verwendet man keine Artikelnummer, der Artikel wird lediglich durch seine Bezeichnung, die Auftragsnummer des Kundenauftrags, die Positionsnummer des Kundenauftrags und die Auftragsart definiert. Der „Exot“ ist somit ausreichend beschrieben und kann von einem ERP-System datentechnisch verarbeitet werden.

Die Auftragsposition „Behälter“ des Kundenauftrags wird mit einem Fertigungsauftrag verknüpft. Durch den Produktkonfigurator werden unter diesem Fertigungsauftrag die komplette Struktur und die Arbeitspläne erstellt.

Fallen in der Kommunikation!

In einem ERP-System gibt es keinen „konfigurierbaren Artikel“ vom Typ „Exot“. Das Beispiel „Anlagenbau“ ist ein gutes Beispiel für Fallen in der Kommunikation mit ERP-Herstellern. Wenn Sie einen ERP-Hersteller fragen, ob er „konfigurierbare Artikel für die Unikatfertigung abbilden kann“ und er antwortet mit „ja“, sollten Sie darauf achten worauf die Frage abzielt. Wenn Sie dabei an den Einsatz von Exoten denken, der ERP-Hersteller aber an Typartikel denkt, meinen Sie beide damit verschiedene Dinge.

Maschinenbau (Typartikel, Auftragsstruktur)

Der Typartikel ist ein echter Artikelstamm mit speziellen Eigenschaften. In vorangegangenem Abschnitt ist das Beispiel mit dem Behälter aufgeführt. Nun gehen wir vom gleichen Szenario aus – mit einem kleinen Unterschied: Wir gehen nun davon aus, dass das Unternehmen vier Typen von Behältern herstellt. Jeder Behältertyp kann in verschiedenen Ausprägungen (Volumen, Höhe, Breite …) vom Kunden bestellt werden.

Für das gesamte Unternehmen sind die Behältertypen ein wichtiges Kriterium für Bewertungen, Auswertungen und die Logistik. Aus diesem Grund wird für jeden Behältertyp ein Artikelstamm von Typ „Typartikel“ angelegt. In den „Typartikeln“ werden generelle Einstellungen vorgenommen wie z.B.:

Bezeichnung
Art (Eigenfertigung/Fremdbezug)
Lagerhaltig ja/nein
Kontierung, Kostenarten
Beschaffungseigenschaften
Produktionseigenschaften

Typartikel dürfen in den Stammdaten keine Bewertungspreise haben, die Bewertung erfolgt ausschließlich auftragsbezogen.

Ein Typartikel wird bei der Erfassung über einen Kundenauftrag oder bei Verwendung in der Produktion ausgeprägt. Es muss also angegeben werden, welche Ausprägungen der Artikel haben soll. Dies kann interaktiv oder über einen Konfigurationsprozess erfolgen.

Im Gegensatz zum Einsatz von Exoten, wird in diese, Beispiel mit vier Typartikeln also vier Artikelstammsätzen gearbeitet. Die Ausprägung des Typartikels erfolgt, wie bei den Exoten, auftragsbezogen.

Möbel (Artikel-Neuanlage mit Grunddatenstückliste und Auftragsstruktur)

In diesem Fall wird ein Artikelstammsatz verwendet, der auftragsbezogen konfiguriert werden muss. Im Unterschied zum Typartikel wird nach der Konfiguration ein neuer Artikelstamm angelegt, der um eine Stückliste und um Arbeitspläne in den Grunddaten ergänzt wird – die Basis zum Erstellen von Fertigungsaufträgen.

Der Konfigurator greift z.B. auf die Daten des konfigurierbaren Artikels „Kommode elegant“ mit der Artikelnummer „4000xxx“ zu. Das Ergebnis der Konfiguration ist dann der Artikelstammsatz „4000164“ mit Stücklisten und Arbeitsplänen, falls bereits 163 Kommoden verkauft oder produziert wurden. Im Laufe der Zeit wächst der Artikelstamm also an.

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Variantenartikel

Ein Variantenartikel ist ein Artikel, der über eine Stückliste eindeutig beschrieben ist. Die Stückliste beinhaltet alle
möglichen Varianten und stellt somit die maximale Ausprägung dar. In der Regel wird auf Ebene der Stücklistenposition ein entsprechender Variantenkenner gesetzt (siehe Abb. 4.).

Folgende Abbildung zeigt eine Strukturstückliste in maximaler Ausprägung. Im obersten Kopf sind die Varianten A und B gesetzt. In den Stücklistenpositionen sind entsprechende Variantenkenner gesetzt, die darüber entscheiden, zu welchen Varianten die jeweilige Stücklistenposition gehört. In einer Stücklistenposition können auch mehrere Variantenkenner gleichzeitig gesetzt sein. Ist in einer Stücklistenposition kein Variantenkenner gesetzt, so ist diese Position in jeder Variante enthalten.

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Wenn die Struktur mehrstufig in Variante A aufgelöst wird, ergibt sich folgendes Bild:

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Bei der mehrstufigen Auflösung nach Variante B sieht die Struktur folgendermaßen aus:

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Ein Variantenartikel ist also ein Eigenfertigungsteil mit Stückliste. Über Variantenkenner in den Stücklistenpositionen wird gesteuert, wie die Stücklisten der entsprechenden Variante aussehen. Dies könnte beispielsweise eine Maschine sein, die es in einer asiatischen und einer europäischen Ausführung gibt. Der Unterschied liegt in den Steckern und Verbindungselementen der elektronischen Komponenten, dies könnte man über einen Variantenartikel abbilden.

Ein Variantenartikel hat strukturelle und funktionale Haupteigenschaften, deswegen wurde er auf der Seite „Von Standard bis Exot – die Bandbreite bei Artikeln“ in der Übersichtstabelle Abb. 1 entsprechend gekennzeichnet.

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Artikel ohne Artikelnummer, Typartikel, Einmalartikel, Dummyartikel

Wenn wir in ERP-Auswahlverfahren bei den verschiedenen Hersteller nachfragen, ob sie Exoten abbilden können,
erhalten wir häufig folgende Antworten:

„Ja, wir können auch mit Artikeln ohne Artikelnummer …“,

oder „… in unserem System verstehen wir unter Exoten Typartikel“,

oder „… wir lösen das mit Einmalartikeln“,

oder „… wir nehmen dazu einen Dummyartikel, einen Artikel benötigt jedes System“.

Für die ERP-Hersteller ist damit die Frage vom Tisch, für uns nicht. Wir haken nach und merken an, dass bei jeder der Antworten die Anlage eines Artikels notwendig ist. Die Begründung dazu ist: „Naja, ein Artikel ist schon notwendig, dies ist in jedem System so…“. Das ist so nicht richtig, es gibt ERP-Systeme, die Exoten einwandfrei abbilden können. Lassen Sie sich in Gesprächen nicht von der korrekten Definition eines Exoten abbringen.

Hier eine kurze Erläuterung zu den oben genannten Artikeltypen zum besseren Verständnis:

Einen „Artikel ohne Artikelnummer“ gibt es nur in ERP-Systemen, die die Artikelnummer nicht als Primärschlüssel in der Datenbank verwenden. Es handelt sich dabei um einen „echten“ Artikel in den Grunddaten, der einfach keinen Eintrag im Feld „Artikelnummer“ hat. Dies ist also in keiner Weise ein Ersatz oder eine Alternative für den Exoten. Ein sinnvoller Einsatz für einen Artikel dieses Typs ist nicht bekannt.

Der „Typartikel“ ist das Gegenstück zum „fixierten Artikel“. Er vertritt mehrere Artikel gleichen „Typs“. Als Beispiel für einen Typartikel betrachten wir einen Elektromotor. Wenn ein Unternehmen in einem Produkt einen Elektromotor verwendet, der nicht lagerhaltig geführt wird – der streng auftragsbezogen disponiert wird und der in verschiedensten Ausprägungen vorkommt – könnte man den Elektromotor als Typartikel in einem ERP-System abbilden. Ein Typartikel ist ein Artikel, der als Platzhalter für einen grob „vordefinierten“ Artikel verwendet wird. In unserem Beispiel würde man den Elektromotor mit einer Artikelnummer versehen und als Artikelstamm anlegen.

Nun kann man an diesem Artikelstamm alle generellen Einstellungen vornehmen – dies können dispositive, vertriebsrelevante oder beschaffungsrelevante Einstellungen sein. Diese Einstellungen gelten dann generell für alle Motoren, die über diesen Typartikel verwaltet werden. Ein gleitendender Durchschnittspreis an einem Typartikel macht keinen Sinn, aus diesem Grund darf dieser auch nicht für einen Typartikel gebildet werden. Ein Typartikel darf nur auftragsbezogen bewertet werden. Ein Typartikel ist quasi ein Exot mit Artikelnummer und generellen Einstellungen.

Der „Einmalartikel“ ist vergleichbar mit einem Typartikel allerdings hat er keine generellen Einstellungen. Er besitzt überhaupt keine Ausprägungen. Der Einmalartikel ist nicht lagerfähig. Er wird z.B. zur Beschaffung von Büromaterial verwendet.

Ein „Dummyartikel“ ist vergleichbar mit einem Einmalartikel.

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Exot

Im Maschinen- und Anlagenbau wird oft mit Exoten gearbeitet. Dieser Artikeltyp wird für Teile verwendet, die nur einmal gefertigt werden – Unikate sozusagen. Ein Exot kommt ohne Anlage eines Artikelstamms aus, der damit verbundene Verwaltungsaufwand entfällt.

Aus technischer Sicht wird ein Exot über einen Fertigungsauftragskopf, eine Fertigungsstücklistenposition oder die Position eines Kundenauftrags definiert. Er kann an beliebigen Stellen einer Struktur verwendet werden.

Aus kaufmännischer Sicht wird ein Exot in der Auftragsposition eines Kundenauftrags verwendet, um ihn zu beschreiben und mit einem Verkaufspreis zu versehen. Hier werden alle vertrieblich oder technisch relevanten Dokumente hinterlegt.

Alle Daten der Konstruktion, des Einkaufs, des Vertriebs der Materialwirtschaft und weiterer Abteilungen werden in diesen drei Objekten verwaltet. Der Primärschlüssel, also die eindeutigen Kennzeichnung des Exoten, wird z.B. über folgende Daten gebildet:

Fertigungsauftragsnummer des Kopfes
(Eigenfertigungsteil)
Fertigungsauftragsnummer des Kopfes plus Positionsnummer der Fertigungsstücklistenposition
(Eigenfertigungs- oder Fremdbezugsteil)
Kundenauftragsnummer, Positionsnummer des Kundenauftrags, textliche Beschreibung und Auftragsart
(Fremdbezugsteil oder Eigenfertigungsteil mit Bezug zu einem Fertigungsauftragskopf)

Damit ist ein Exot eindeutig gekennzeichnet und kann ganz normal produziert oder über den Einkauf beschafft werden. Der Artikeltyp Exot kann für Eigenfertigungsteile und Fremdbezugsteile verwendet werden.

Dementsprechend bildet man einen Exoten in einem ERP-System über einen Fertigungsauftragskopf oder eine Fertigungsstücklistenposition oder über eine Kundenauftragsposition ab. Ein Exot kann auch kalkuliert und bewertet werden.

Folgende Eigenschaften zeichnen einen Exoten aus:

keine Artikelanlage
nicht lagerfähig

Durch diese beiden Eigenschaften können Sie die Auswirkungen, die ein Exot auf Prozesse in Ihrem Unternehmen hat bewerten und zu Ihrem Vorteil nutzen.

Der Einsatz von Exoten und seine Auswirkungen auf die Verwaltung von Stücklisten

Eine Eigenschaft des Exoten lautet „keine Artikelanlage“. Für einen Exoten kann man keinen Artikelstamm anlegen und somit kann der Artikel auch nicht in eine Stückliste aufgenommen werden! Mit „Stückliste“ ist hier eine Stückliste im Bereich der Grunddaten gemeint.

Kennen Sie die Trennung zwischen Grund- und Auftragsdaten? Falls nicht, sollten Sie kurz im ERP-Ratgeber in den Beitrag „Stammdaten vs. Auftragsdaten“ schauen. Exoten werden nur in den Auftragsdaten definiert, sie sind also nur dort existent. Dies bedeutet, dass es nicht möglich ist, eine Anlage oder eine Maschine in Form einer mehrstufigen Stückliste in den Grunddaten eines ERP-Systems komplett aufzulösen, da die Exoten fehlen. Beim Einsatz von Exoten werden die Stücklisten für Maschinen und Anlagen immer in den Auftragsdaten in Form von Fertigungsaufträgen definiert.

Die komplette Maschine oder Anlage kann man sich also nur in den Auftragsdaten ansehen. Lagerbaugruppen, die keine Exoten beinhalten, werden natürlich in den Grunddaten abgebildet.

Der Exot hat also Auswirkungen auf die Verwaltung von Stücklisten, und zwar enorme. Bei dem Einsatz von Exoten werden z.B. die Stücklisten, die in der Konstruktion entstehen, in die Auftragsdaten des ERP-Systems übertragen und nicht in die Grunddaten. Die Stückliste einer Lagerbaugruppe hingegen wird in die Grunddaten übertragen. Sie benötigen also zwei Importszenarien.

Ein Exot ist nicht lagerfähig! Was bedeutet das konkret?

Das folgende Beispiel verdeutlicht dies: Sie kaufen einen Exoten auftragsbezogen über Ihr ERP-System ein. Der Lieferant liefert den Exot bei Ihnen an und nun soll der Wareneingang gebucht werden. Da es sich um einen Exoten handelt, darf es nicht möglich sein, den Wareneingang in das Lager zu buchen. Das ERP-System darf nur zwei Buchungen zulassen, einmal die „Durchbuchung“ also die direkte Buchung des Exoten auf den Fertigungsauftrag oder die Buchung in ein QS-Lager, um eine Qualitätsprüfung vorzunehmen.

Für einen Exoten wird kein Lagerbestand geführt, also kann bei der Buchung des Wareneingangs kein gleitender Durchschnittspreis gebildet werden – dies wäre auch falsch. Die Bewertung eines Exoten erfolgt ausschließlich auftragsbezogen über einen Fertigungsauftrag (Eigenfertigung) oder über die Beschaffungskosten des Einkaufsvorgangs (Fremdbezug).

Der Exot hat aufgrund seiner Eigenschaften besondere Auswirkung auf die Struktur von Grund- und Auftragsdaten und auf die Funktionalität.

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