Erarbeitung Schulungsplan und –unterlagen

Bei den ERP-Anbietern gibt es Unterschiede in der Bereitstellung von Schulungsunterlagen und bei der Dokumentation des gesamten ERP-Systems. Die Unterschiede reichen von rudimentär bis sehr ausführlich. Es ist also durchaus bereits bei der ERP-Auswahl zu prüfen, in welcher Form eine Systemdokumentation vorhanden ist. Die Schulungsunterlagen für die Endanwender sollten immer individuell erstellt werden, da die Schulungsunterlagen mit den Daten und mit den Prozessen des Unternehmens erstellt werden müssen. Nur so ist sichergestellt, dass die Endanwender effektiv und nachhaltig geschult werden können und auch nach der Inbetriebnahme auf eine aktuelle Dokumentation zugreifen können. Die Erstellung der Schulungsunterlagen bedeutet Aufwand, der bei der ERP-Inbetriebnahme entsprechend zu berücksichtigen ist. In der Regel werden die Schulungsunterlagen von den Keyusern für die entsprechenden Fachbereiche erstellt. Die Schulungsunterlagen sollten während der gesamten Nutzungsdauer des ERP-Systems aktuell gehalten werden. Je nach Aufbau der Schulungsunterlagen kann man diese auch als eine Art Prozessdokumentation für Auditierungen oder für das Qualitätshandbuch verwenden.

Neben den Schulungsunterlagen ist ein Schulungsplan zu erstellen. Auf den Inhaltsseiten „Vorgehensweise bei der ERP-Inbetriebnahme“ bin ich bereits auf die Ermittlung der Outputdelle eingegangen, die unter anderem ohne eine Schulungsplanung nicht hätte ermittelt werden können. Den Schulungsplan erstellt man am besten mit dem Berater des ERP-Anbieters zusammen, er sollte aufgrund seiner Erfahrung den Schulungsbedarf sehr genau ermitteln können. Die Ausbildung in der Anwendung des neuen ERP-Systems beginnt mit der Schulung der Keyuser. Da die Keyuser sich sehr intensiv mit dem Projekt beschäftigt haben und über entsprechendes Abstraktionsvermögen verfügen, kann man sie auch mit Demodaten und Standard-Schulungsunterlagen an das System heranführen. Es ist durchaus anzuraten, das System erst einmal kennenzulernen und erste Einrichtungen vorzunehmen, bevor die Keyuser mit der Erstellung der Schulungsunterlagen beginnen. Da die Oberfläche des ERP-System meist an verschiedene Abteilungen oder Anwendergruppen angepasst wird, kann die Erstellung der Schulungsunterlagen erst nach Anpassung der Oberflächen beginnen. Nimmt man nach Erstellung der Schulungsunterlagen noch Änderungen an der Oberfläche vor, sind die Unterlagen entsprechend anzupassen.

Man muss sich neben der Erstellung der Schulungsunterlagen auch damit beschäftigen, wie man die Endanwender schult. Es muss betrachtet werden, wie viele Anwender in welcher Zeit zu schulen sind. Es ist zu empfehlen, den Zeitraum zwischen der letzten Schulung und dem Onlinetermin nicht zu groß werden zu lassen, da ansonsten das Wissen wieder versickert. Manchmal ist es erforderlich, kurz vor dem Onlinetermin kleine „Auffrischungsschulungen“ einzuplanen. Bei der Schulungsplanung sind auch räumliche Kapazitäten sowie benötigte technische Hilfsmittel wie Beamer oder Rechner einzuplanen. Nicht zu unterschätzen ist das Fehlen der Endanwender an ihrem Arbeitsplatz, während sie geschult werden. Es ist also mit einem Kapazitätsverlust zu rechnen.