Systemumstellung (Onlinestart)

Auf den Inhaltsseiten „Vorgehensweise bei der ERP-Inbetriebnahme“ wurde bereits auf das Thema „Datenübernahme“ eingegangen. Man sollte sofort nach der Systementscheidung mit dem Projektschritt „Datenübernahme“ beginnen. Es sollte zuerst die vorhandene Datenqualität untersucht werden und eine Datenbereinigung geplant werden. Die Korrektur der Daten und die Datenbereinigung erfolgen im Altsystem, da sich die Anwender in diesem System bestens auskennen und teilweise während des Tagesgeschäfts anfangen können, Daten zu bereinigen. Wenn die Datenstrukturen des neuen ERP-Systems definiert sind, kann man damit beginnen, Konvertierungsprogramme zu schreiben, die die Daten aus dem Altsystem in das neue ERP-System konvertieren und übertragen.

Ich habe bereits dargelegt, warum ich in meinen Projekten eine Stichtagsumstellung, also einen „Big Bang“, und die Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten bevorzuge. Um am Tag der Systemumstellung keine Überraschungen zu erleben, sollte man bei dieser Variante eines unbedingt beachten. Man muss sich zu 100% sicher sein, dass die Datenkonvertierung ohne Fehler durchgeführt werden kann. Aus diesem Grund erfolgt die echte Systemumstellung erst, nachdem zwei komplette Datenübernahmen ohne Fehler durchgeführt worden sind.

Es empfiehlt sich, für den Tag der Systemumstellung Checklisten anzufertigen, damit jeder weiß, wann er was zu tun hat. Die Ergebnisse der Punkte der Checkliste werden auf der Checkliste dokumentiert, damit man später nachvollziehen kann, wie die Umstellung erfolgt ist. Ein Bestandteil der Checklisten sind auch Datenvergleiche, die ggf. im Vorfeld mit dem Wirtschaftsprüfer abzustimmen sind. Dies kann der Vergleich des Lagerwerts vor und nach der Übernahme sein. Oft werden auch der WIP-Bestand, Bestellobligo und der offene Auftragsbestand verglichen, um eine erfolgreiche Datenübernahme zu dokumentieren. Eine besondere Herausforderung stellen unterschiedliche Datenstrukturen der ERP-Systeme dar. Wenn z.B. das Altsystem in der Produktion unter einer Auftragsnummer mehrstufige Fertigungsaufträge abbildet und das neue ERP-System pro Baugruppe eine Auftragsnummer vergibt und die einzelnen Aufträge über Relationen miteinander verknüpft, sind während der Datenübernahme auch automatisiert Strukturkonvertierungen notwendig. In diesem Fall muss man nach der Datenübernahme den offenen Auftragswert in der Produktion (Work in Progress) beider Systeme vergleichen.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Planung des Onlinetermins ist die Planung der Zeit, die man für die gesamte Umstellung benötigt. Man muss die Umstellung, wenn möglich, an einem Wochenende schaffen, wenn man keinen Umsatzausfall in Kauf nehmen möchte. Besonders bei internationalen Projekten, an denen auch Standorte in Asien oder den USA zeitgleich umzustellen sind, sind die verschiedenen Zeitzonen zu berücksichtigen. Dadurch kann es schnell passieren, dass ein Wochenende sehr knapp wird.

Wenn der Leitspruch „die Wahrheit muss ins System“ in einem ERP-Projekt gelebt wird und die Keyuser und Mitarbeiter des Unternehmens bereits bei der Entscheidung zu einem ERP-System mitgenommen werden und die Geschäftsleitung hinter dem Projekt steht, sollte der Einsatz eines ERP-Systems erfolgreich gelingen. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist eine wichtige Säule in einem ERP-Projekt. Ich kenne kein Unternehmen, dem der erfolgreiche Einsatz eines ERP-System gegen den Willen der Mitarbeiter gelungen ist. Die Akzeptanz der Mitarbeiter beginnt bereits bei einer fehlerfreien Lagerbestandsführung. Wenn die Lagerbestände nicht stimmen, ist die Wahrheit nicht im System und die Mitarbeiter werden ein solches System auch nicht akzeptieren und teilweise wichtige Daten weiterhin in einer Tabellenkalkulation führen.